Personuppgifter

På Willhem värnar vi om din personliga integritet. Här beskriver vi vilka personuppgifter Willhem samlar in från dig genom våra interaktioner med dig och via våra tjänster samt hur vi använder och skyddar dessa uppgifter.

För dig som är hyresgäst

Willhem samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att kunna administrera hyresrättsrelationen och för att erbjuda dig som är hyresgäst hos oss en trygg och bekväm boendemiljö samt god service. All behandling av personuppgifter inom Willhem med dotterbolag sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

De personuppgifter som vi hanterar är till största delen personuppgifter som du själv lämnar till oss som t. ex namn, personnummer, kontaktuppgifter, försäkringsinformation, felanmälningar, ekonomiska förhållanden eller önskemål gällande lägenheten. Vi får även viss information genom din interaktion med oss, t. ex Mina sidor, genom felanmälningar, passage-logg, eventuellt material från trygghetskameror, när vi inhämtar uppgifter om din förbrukning av el/vatten eller mätning av temperatur i lägenheten. Vissa personuppgifter får vi även från andra källor, t. ex. offentliga register eller myndigheter.

Rättslig grund och ändamål

Willhem behandlar endast de personuppgifter som är direkt kopplat till och krävs för att vi ska kunna utföra vår roll som avtalspart, hyresvärd och de kringtjänster som denna roll medför.

Lagringsperioder

Willhem behåller inte dina personuppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamål med behandlingen. I vissa fall där vi måste spara särskild information enligt lag, för att bevaka våra rättsliga intressen eller om det finns misstanke om otillåtligt nyttjande av våra tjänster förbehåller vi oss rätten att spara uppgifterna så länge som det är nödvändigt för utredning av ärendet.

Personuppgifter vi samlar in om dig som är hyresgäst

Utlämning av personuppgifter

Willhem är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till part utanför Willhem och gör det i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd. Det innebär att personuppgifter kan komma att lämnas exempelvis till IT-leverantör som underhåller Willhems IT-system, försäkringsbolag, el-, vatten- och energibolag, inkasso- och kreditupplysningsbolag, polis, annan hyresvärd för att utreda otillåtna andrahandsuthyrningar, jourbolag samt entreprenörer som utför arbeten i lägenheten. Dina personuppgifter kan också behandlas av våra samarbetspartners för att marknadsföra sina produkter som du, i rollen som Willhems hyresgäst, kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Uppgifter lämnas även ut till myndighet, kommun eller annan part vid utredning av brott, vid bostadsanpassning, meddelande till socialtjänst med anledning av störning/uppsägning eller i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut.

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor kommer personuppgifter överföras till köparen av fastigheten. Inga personuppgifter överförs till land utanför EU/EES och i de undantagsfall detta sker ingås avtal med leverantören för en säker överföring.

Dina rättigheter

Willhem arbetar aktivt med att säkerställa att vi har korrekta personuppgifter. Som registrerad hos Willhem har du rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga. Enklast är att du själv uppdaterar dina personuppgifter på Mina sidor. Om du inte har tillgång till Mina sidor kan du kontakta vår kundsupport på telefon för att få hjälp med att uppdatera dina personuppgifter. Om ditt ärende rör ändring av namn och personnummer krävs att du personligen besöker ditt områdeskontor. Du behöver då ta med dig giltig ID-handling.

Som hyresgäst kan du en gång per kalenderår begära att få ett kostnadsfritt registerutdrag innehållande de personuppgifter som finns registrerade i våra system. Registerutdrag kan enklast beställas via Mina sidor men det går även bra att kontakta vår kundsupport på telefon.

Du som är hyresgäst hos oss och har konto på Mina sidor kan även invända mot viss behandling av dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dina personuppgifter genom att logga in på Mina Sidor och radera ditt konto. Ditt konto på Mina sidor raderas då från vår hemsida vilket då innebär att du inte kan felanmäla online men inget påverkas i övrigt gällande dina uppgifter som hyresgäst. Du som använder vår prenumerationstjänst på lediga lägenheter, pågående nyproduktioner eller får våra digitala nyhetsbrev för hyresgäster har rätt att invända mot denna behandling och du kan enkelt avregistrera dig om du inte önskar få information i fortsättningen. Använd funktionen ”avregistrera” i nyhetsbrevet eller skicka begäran om avregistrering till gdpr@willhem.se. Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta via epost: gdpr@willhem.se. Uppgifterna raderas då från vårt system. Du har också rätt att begära att vi begränsar användningen av dina uppgifter om du exempelvis inte anser att de är korrekta. Du har även rätt att begära att få ut dina personuppgifter, när det är tekniskt möjligt, i syfte att överföra dessa till annan personuppgiftsansvarig.

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Willhem strävar efter att ha en hög nivå när det gäller skydd av dina personuppgifter. Det innebär bl. a att Willhems anställda och leverantörer endast får tillgång till dina personuppgifter om det behövs för att de ska kunna utföra sina åtaganden. Det innebär även att vi aktivt arbetar med att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst och säkra de system som används. Samtliga av Willhems anställda har genomgått utbildning med kompetenstest i Dataskyddsförordningen och Willhem anlitar externa leverantörer av IT-säkerhet och informationssäkerhet för att kontinuerligt förbättra hanteringen av dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter

Willhem AB (publ), org.nr. 556797–1295, är personuppgiftsansvarig (se fullständig lista på dotterbolag i senaste årsredovisning för Willhem AB (publ)).

Kontakta oss: Att: Dataskyddsombud, Willhem AB, Box 53137, 400 15 Göteborg, telefon: 031-788 70 00. Dataskyddsombud hos Willhem: gdpr@willhem.se. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning, har du rätt att kontakta Datainspektionen.

Senast uppdaterad 2019-12-04

För dig som är bostadssökande

Willhem samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att kunna administrera intresseanmälningar, hyresrättsrelationen och för att erbjuda dig god service. All behandling av personuppgifter av Willhem med dotterbolag sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

De personuppgifter som vi hanterar vid en intresseanmälan eller bostadserbjudande är till största delen personuppgifter som du själv lämnar till oss, som t. ex namn, personnummer, kontaktuppgifter, försäkringsinformation, ekonomiska förhållanden eller önskemål gällande lägenheten. Vi får även viss information genom din interaktion med oss via våra tjänster, t. ex Mina sidor eller andra serviceärenden. Vissa personuppgifter får vi även från andra källor, t. ex. arbetsgivare, offentliga register, externa bostadsförmedlingar genom vilka du anmält ditt intresse, myndigheter eller i samband med kreditupplysning som görs när hyreskontraktet tilldelas. 

Rättslig grund och ändamål

Willhem behandlar endast de personuppgifter som är direkt kopplat till och krävs för att vi ska kunna administrera intresseanmälningar samt de kringtjänster som detta medför. Den rättsliga grunden för behandling av dina personuppgifter som bostadssökande är en intresseavvägning och för det fall att du erbjuds bostad är den rättsliga grunden en kommande avtalsrelation.

Lagringsperioder

Willhem behåller inte dina personuppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamål med behandlingen. Din information behandlas för att administrera din intresseanmälan och finns kvar så länge du aktivt söker bostad hos Willhem. I vissa fall där vi måste spara särskild information enligt lag, för att bevaka våra rättsliga intressen och om det finns misstanke om otillåtligt nyttjande av våra tjänster förbehåller vi oss rätten att spara uppgifterna så länge som det är nödvändigt för utredning av ärendet.

Personuppgifter vi samlar in om dig som är bostadssökande eller erbjuds bostad

Utlämning av personuppgifter

Willhem är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till part utanför Willhem och gör det i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd. Det innebär att personuppgifter kan komma att lämnas exempelvis till vår IT-leverantör som underhåller Willhems IT-system, försäkringsbolag, el-, vatten-, och energibolag, inkasso- och kreditupplysningsbolag, polis, annan hyresvärd för att utreda otillåtna andrahandsuthyrningar/överlåtelser, jourbolag samt entreprenörer som utför renoveringsarbeten eller skadedjursbekämpning i lägenheten. Uppgifter lämnas även ut till myndighet, kommun eller annan part vid utredning av brott, vid bostadsanpassning, meddelande till socialtjänst med anledning av störning/uppsägning eller i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut.

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor kommer personuppgifter överföras till köparen av fastigheten. Inga personuppgifter överförs till land utanför EU/EES och i de undantagsfall detta sker ingås avtal med leverantören för en säker överföring.

Dina rättigheter

Willhem arbetar aktivt med att säkerställa att vi har korrekta personuppgifter. Som registrerad hos Willhem har du rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga. Enklast är att du själv uppdaterar dina personuppgifter på Mina sidor. Om du inte har tillgång till Mina sidor kan du kontakta vår kundsupport på telefon för att få hjälp med att uppdatera dina personuppgifter. Om ditt ärende rör ändring av namn och personnummer krävs att du personligen besöker ditt områdeskontor. Du behöver då ta med dig giltig ID-handling.

Som bostadssökande kan du en gång per kalenderår begära att få ett registerutdrag innehållande de personuppgifter som finns registrerade i våra system. Registerutdrag kan enklast begäras via Mina sidor men det går även bra att kontakta vår kundsupport på telefon.

Du som har registrerat dig som bostadssökande hos oss kan när som helst avregistrera dig genom att logga in på Mina Sidor och begära om radering av ditt konto. Dina personliga uppgifter och dina intresseanmälningar raderas då från vår hemsida och vårt register. Du som använder vår prenumerationstjänst på lediga lägenheter eller pågående nyproduktioner via e-post har rätt att invända mot denna behandling och du kan enkelt avsluta din prenumeration genom funktionen ”avregistrera prenumeration” eller genom att skicka begäran om avregistrering till gdpr@willhem.se. Uppgifterna raderas då från vårt system. Du har också rätt att begära att vi begränsar användningen av dina uppgifter om du exempelvis inte anser att de är korrekta. Du har även rätt att begära att få ut dina personuppgifter, när det är tekniskt möjligt, i syfte att överföra dessa till annan personuppgiftsansvarig.

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Willhem strävar efter att ha en hög nivå när det gäller skydd av dina personuppgifter. Det innebär bl. a att Willhems anställda och leverantörer endast får tillgång till dina personuppgifter om det behövs för att de ska kunna utföra sina åtaganden. Det innebär även att vi aktivt arbetar med att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst och säkra de system som används. Samtliga av Willhems anställda har genomgått utbildning med kompetenstest i Dataskyddsförordningen och Willhem anlitar externa leverantörer av IT-säkerhet och informationssäkerhet för att kontinuerligt förbättra hanteringen av dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter

Willhem AB (publ), org.nr. 556797–1295, är personuppgiftsansvarig (se fullständig lista på dotterbolag i senaste årsredovisning för Willhem AB (publ)).

Kontakta oss: Att: Dataskyddsombud, Willhem AB, Box 53137, 400 15 Göteborg, telefon: 031-788 70 00. Dataskyddsombud hos Willhem: gdpr@willhem.se. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning, har du rätt att kontakta Datainspektionen.

Senast uppdaterad 2019-12-04

För dig som är leverantör, entreprenör eller partner

Willhem samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att kunna fungera i en professionell avtalsrelation till dig som leverantör, entreprenör, partner eller annan extern intressent. All behandling av personuppgifter inom Willhem med dotterbolag sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Vi samlar endast in de personuppgifter som behövs för vår avtalsrelation och är till största delen personuppgifter som du själv lämnar till oss som t. ex namn, arbetstitel, e-postadress, adress, telefonnummer, eventuell annan kontaktinformation, personnummer till dig eller firmatecknare (i förekommande fall), faktureringsinformation, avtalsinformation, kreditupplysning.

Vi får även viss information genom din interaktion med Willhem i ditt arbete, t.ex. passageloggar, bilder inom ramen för kamerabevakning, vilka nycklar du har fått tilldelat till dig och vilka ärenden du är tilldelad. Dessa uppgifter behandlas med grund i en intresseavvägning.

Rättslig grund och ändamål

Willhem behandlar endast de personuppgifter som är direkt kopplat till och krävs i vår roll som avtalspart och de kringtjänster som denna roll medför. För det fall att vi inte har en affärsrelation men du har anmält att du är intresserad av att jobba med Willhem behandlas dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning. 

Lagringsperioder

Willhem behåller inte dina personuppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Informationen sparas till dess att du ber om att vi raderar dina uppgifter, vi inte har en affärsrelation längre eller så länge vi, enligt lagstiftning, behöver spara underlaget (exempelvis vid underlag för bokföring). I vissa fall där vi måste spara särskild information enligt lag, för att bevaka våra rättsliga intressen och om det finns misstanke om otillåtligt nyttjande av våra tjänster förbehåller vi oss rätten att spara uppgifterna så länge som det är nödvändigt för utredning av ärendet.

Utlämning av personuppgifter till tredje part

Willhem är restriktiva med att lämna ut personuppgifter till part utanför Willhem och gör det i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd och avtalspart. Det innebär att personuppgifter kan komma att lämnas exempelvis till vår IT-leverantör som underhåller Willhems IT-system, försäkringsbolag, el-, vatten-, och energibolag, tjänsteleverantörer, inkasso- och kreditupplysningsbolag, polis eller jourbolag. Uppgifter lämnas även ut till myndigheter, kommuner eller annan part i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut.

Vid eventuell försäljning av fastighet kommer uppgifter om vår avtalsrelation överföras till köparen av fastigheten. Inga personuppgifter överförs till land utanför EU/EES och i de undantagsfall detta sker ingås avtal med leverantören för en säker överföring.

Dina rättigheter

Willhem arbetar aktivt med att säkerställa att vi har korrekta personuppgifter. Som registrerad hos Willhem har du rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga. Enklast är att du kontaktar den motpart på Willhem som du normalt arbetar med och ber om att få korrigerat dina uppgifter. I vissa fall kan du få dina personuppgifter raderade. Du har rätt att invända mot viss behandling av dina personuppgifter och begära att behandlingen begränsas. Du har även rätt att begära att få ut dina personuppgifter, när det är tekniskt möjligt, i syfte att överföra dessa till annan personuppgiftsansvarig.

Som registrerad kan du en gång per kalenderår begära att få ett registerutdrag innehållande de personuppgifter som finns registrerade i våra system. Kontakta Willhems Dataskyddsombud med eventuell begäran om registerutdrag.

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Willhem strävar efter att ha en hög nivå när det gäller skydd av dina personuppgifter. Det innebär bl. a att Willhems anställda och leverantörer endast får tillgång till dina personuppgifter om det behövs för att de ska kunna utföra sina åtaganden. Det innebär även att vi aktivt arbetar med att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst och säkra de system som används. Samtliga av Willhems anställda har genomgått utbildning med kompetenstest i Dataskyddsförordningen och Willhem anlitar externa leverantörer av IT-säkerhet och informationssäkerhet för att kontinuerligt förbättra hanteringen av dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter

Willhem AB (publ), org.nr. 556797–1295, med dotterbolag (se fullständig lista på dotterbolag i senaste årsredovisning för Willhem AB (publ)), är personuppgiftsansvarig.

Kontakta oss: Att: Dataskyddsombud, Willhem AB, Vasagatan 45, 411 37 Göteborg, Box 53137, 400 15 Göteborg, telefon: 031-788 70 00. Dataskyddsombud hos Willhem: gdpr@willhem.se. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du kontakta Datainspektionen.

Senast uppdaterad 2019-12-04

För dig som söker jobb hos oss

Willhem samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att rekrytera till tjänster på Willhem. All behandling av personuppgifter inom Willhemkoncernen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen (The General Data Protection Regulation) och tillämplig lagstiftning.

Vi samlar endast in de personuppgifter som behövs för vår rekryteringsprocess och avidentifierad statistik. Personuppgifter som behandlas är uppgifter du själv lämnar till oss som t. ex CV (innehållande namn, kontaktuppgifter etc), personligt brev, fotografi, Linkedin-profil, intyg eller betyg, referenser och resultat från eventuella personlighetstester eller anteckningar från intervjuer eller referenssamtal. Det är ditt ansvar, som sökande, att enbart lämna relevant information för din ansökan. Du måste säkerställa att känsliga uppgifter, såsom exempelvis religion, hälsa, politiskt eller fackligt engagemang inte anges bland dina uppgifter.

Rättslig grund och ändamål

Willhem behandlar endast de personuppgifter som är direkt kopplat till och krävs i vår roll som arbetsgivare och de kringtjänster som denna roll medför. Dessa uppgifter behandlas med stöd av en intresseavvägning för att Willhem ska kunna utföra bolagets rekrytering.

Dina rättigheter

Willhem arbetar aktivt med att säkerställa att vi har korrekta personuppgifter. Som registrerad hos Willhem har du rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga. Enklast är att du kontaktar den individ på Willhem som du normalt arbetar med och ber om att få korrigerat dina uppgifter.

Som registrerad kan du en gång per kalenderår begära att få ett registerutdrag innehållande de personuppgifter som finns registrerade i våra system. Kontakta Willhems Dataskyddsombud med eventuell begäran om registerutdrag.

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Willhem strävar efter att ha en hög nivå när det gäller skydd av dina personuppgifter. Det innebär bl. a att Willhems anställda och leverantörer endast får tillgång till dina personuppgifter om det behövs för att de ska kunna utföra sina åtaganden. Det innebär även att vi aktivt arbetar med att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst och säkra de system som används. Krypterad inloggning till IT-systemen, krypterad kommunikation mellan IT-systemen, gallring i IT-system samt skydd av fysiska servrar och dokument är några av de åtgärder som används av Willhem för att tillse säker behandling av personuppgifterna. Samtliga av Willhems anställda har genomgått utbildning med kompetenstest i Dataskyddsförordningen och Willhem anlitar externa leverantörer av IT-säkerhet och informationssäkerhet för att kontinuerligt förbättra hanteringen av dina personuppgifter.

Lagringsperioder

Dina uppgifter sparas av rättsliga skäl i 2 år efter avslutad rekrytering eller uppladdning av CV för spontanansökan. För det fall att du har laddat upp ditt CV för en spontanansökan behandlas dina uppgifter med ditt samtycke till dess att du drar tillbaka ditt samtycke.

Utlämning av personuppgifter till tredje part

Willhem lämnar enbart ut personuppgifter till part utanför Willhemkoncernen i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som potentiell arbetsgivare. Det innebär att personuppgifter kan komma att lämnas till exempelvis rekryteringsbolag. Uppgifter lämnas även ut till myndigheter, kommuner eller annan part i de fall detta krävs enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Inga personuppgifter överförs till land utanför EU/EES och i de undantagsfall detta sker ingås avtal med leverantören för en säker överföring.

Kontaktuppgifter

För frågor om rekryteringsprocessen eller det system som Willhem nyttjar för rekrytering, vänligen kontakta HR-avdelningen info.personal@willhem.se

Willhem AB (publ), org.nr. 556797–1295, med dotterbolag (se fullständig lista på dotterbolag i senaste årsredovisning för Willhem AB (publ)), är personuppgiftsansvarig.

Kontakta oss: Att: Dataskyddsombud, Willhem AB, Vasagatan 45, 411 37 Göteborg, Box 53137, 400 15 Göteborg, telefon: 031-788 70 00. Dataskyddsombud hos Willhem: gdpr@willhem.se. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning har du rätt att kontakta Datainspektionen

Senast uppdaterad 2019-05-02

Information om våra trygghetskameror

Willhem fokuserar på hög kundservice och trygghet i boendemiljön. Som en del i detta arbete kan ibland kamerabevakning ske, då för att förebygga och förhindra skadegörelse, brottslig verksamhet, obehöriga personer eller åsidosättande av sundhet, ordning och gott skick.

Kamerabevakningslagen

Vi följer kamerabevakningslagen och ser därför till att;

  • vi innan installation av trygghetskameror alltid gör en intresseavvägning, det vill säga efter analys bedömer att skälen till kamerabevakning väger tyngre än den enskildes personliga integritet.
  • kamerabevakningen inte medför orimligt intrång i människors personliga integritet
  • vi inte bevakar offentliga ytor utan endast utrymmen med begränsad tillgänglighet, ex trapphus som kräver nyckel eller tag
  • vi begränsar vilka personer internt som har tillgång till kameran och dess inspelade material
  • vi raderar inspelat material var 30:e dag
  • vi endast delar med oss av inspelat material till brottsbekämpande myndigheter och till kommuner som ansvarar för räddningstjänsten
  • vi tydligt informerar om när utrymmen är kamerabevakade, och hänvisar till vår hemsida för mer utförlig information.

Kontaktuppgifter

Willhem AB (publ), org.nr. 556797–1295, med dotterbolag (se fullständig lista på dotterbolag i senaste årsredovisning för Willhem AB (publ)), är personuppgiftsansvarig. Kontakta oss: Att: Dataskyddsombud, Willhem AB, Vasagatan 45, 411 37 Göteborg, Box 53137, 400 15 Göteborg, telefon: 031-788 70 00. Dataskyddsombud hos Willhem: gdpr@willhem.se

Inspelat material raderas var 30:e dag, begäran om att få ta del av eller tidigarelagt raderande av material från specifik tidpunkt kan ställas till Dataskyddsombudet.

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning har du rätt att kontakta Datainspektionen

Senast uppdaterad 2019-04-12