För dig som är leverantör, entreprenör eller partner

Willhem samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att kunna fungera i en professionell avtalsrelation till dig som leverantör, entreprenör, partner eller annan extern intressent. All behandling av personuppgifter inom Willhem med dotterbolag sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Vi samlar endast in de personuppgifter som behövs för vår avtalsrelation och är till största delen personuppgifter som du själv lämnar till oss som kontaktperson för leverantör eller annan extern intressent. Uppgifter som insamlas är t. ex namn, arbetstitel, e-postadress, adress, telefonnummer, eventuell annan kontaktinformation, personnummer för firmatecknare (i förekommande fall), faktureringsinformation, avtalsinformation, kreditupplysning.

Vi får även viss information genom din interaktion med Willhem i ditt arbete, t.ex. passageloggar (t. ex information om när och var du använder din entrétagg), vilka nycklar och vilka ärenden du är tilldelad. Dessa uppgifter behandlas med grund i en intresseavvägning.

Om du vistas i ett område där Willhem tillämpar kamerövervakning, innebär det att vi behandlar de personuppgifter om dig som filmas. Du får tydlig information på sådan plats om att ett specifikt område är kamerabevakat. Dessutom hittar du en detaljerad beskrivning avseende vår personuppgiftsbehandling i samband med kamerabevakning på vår hemsida under rubriken ”Information om våra trygghetskameror”.

Rättslig grund och ändamål

Under pågående avtalsförhållande behandlar Willhem endast de personuppgifter som är direkt kopplat till och krävs för att vi ska kunna utföra vår roll som avtalspart och de kringtjänster som denna roll medför, såsom skyldigheter utifrån lagstiftning. Den rättsliga grunden är huvudsakligen avtal eller lag. I de fall där vi inte har en affärsrelation men du har anmält att du är intresserad av att jobba med Willhem, behandlas dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning.

Lagringsperioder

Willhem behåller inte dina personuppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Informationen sparas till dess att du ber om att vi raderar dina uppgifter, vi inte har en affärsrelation längre eller så länge vi, enligt lagstiftning, behöver spara underlaget (exempelvis vid underlag för bokföring). I vissa fall där vi måste spara särskild information enligt lag, för att bevaka våra rättsliga intressen och om det finns misstanke om otillåtligt nyttjande av våra tjänster förbehåller vi oss rätten att spara uppgifterna så länge som det är nödvändigt för utredning av ärendet.

Utlämning av personuppgifter till tredje part

Willhem är restriktiva med att lämna ut personuppgifter till part utanför Willhem och gör det i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd och avtalspart. Det innebär att personuppgifter kan komma att lämnas exempelvis till vår IT-leverantör som underhåller Willhems IT-system, försäkringsbolag, el-, vatten-, och energibolag, tjänsteleverantörer, inkasso- och kreditupplysningsbolag, polis eller jourbolag. Uppgifter lämnas även ut till myndigheter, kommuner eller annan part i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut.

Vid eventuell försäljning av fastighet kommer uppgifter om vår avtalsrelation överföras till köparen av fastigheten.

Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU/EES. I de undantagsfall personuppgifter behandlas utanför EU/EES ingås särskilt avtal med leverantören för en säker överföring.

Dina rättigheter

Willhem arbetar aktivt med att säkerställa att vi har korrekta personuppgifter. För att korrigera, radera, överföra, invända mot behandlingen av eller begränsa användningen av dina personuppgifter är det enklast är att du kontaktar den motpart på Willhem som du normalt arbetar med. Som registrerad kan du en gång per kalenderår begära att få ett kostnadsfritt registerutdrag innehållande de personuppgifter som finns registrerade i våra system; kontakta gdpr@willhem.se med eventuell begäran om registerutdrag eller andra frågor om personuppgiftsbehandling inom Willhem.

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Willhem strävar efter att ha en hög nivå när det gäller skydd av dina personuppgifter. Det innebär bl. a att Willhems anställda och leverantörer endast får tillgång till dina personuppgifter om det behövs för att de ska kunna utföra sina åtaganden. Det innebär även att vi aktivt arbetar med att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst och säkra de system som används. Samtliga av Willhems anställda har genomgått utbildning med kompetenstest i Dataskyddsförordningen och Willhem anlitar externa leverantörer av IT-säkerhet och informationssäkerhet för att kontinuerligt förbättra hanteringen av dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter

Willhem AB (publ), org.nr. 556797–1295, med dotterbolag, är tillsammans personuppgiftsansvariga (se fullständig lista på dotterbolag i senaste årsredovisning) för behandlingen av dina personuppgifter. Kontakta oss: Att: Dataskyddsombud, Willhem AB, Vasagatan 45, 411 37 Göteborg, Box 53137, 400 15 Göteborg, telefon: 031-788 70 00. Dataskyddsombud hos Willhem: dataskyddsombud@willhem.se

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning, har du rätt att kontakta tillsynsmyndigheten.

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftshantering och den senaste versionen av policyn finns tillgänglig på vår hemsida.

Uppdaterad 2021-10-18