För dig som är hyresgäst eller bostadssökande

Willhem samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att kunna administrera intresseanmälningar, hyresrättsrelationen och för att erbjuda dig som är hyresgäst hos oss en trygg och bekväm boendemiljö samt god service. All behandling av personuppgifter inom Willhem med dotterbolag sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

De personuppgifter som vi hanterar är till största delen personuppgifter som du själv lämnar till oss som t. ex namn, personnummer, kontaktuppgifter, försäkringsinformation, ekonomiska förhållanden eller önskemål gällande lägenheten eller lokalen. Vi får även viss information genom din interaktion med oss, t. ex Mina sidor, genom felanmälningar, passage-logg (t. ex information om när och var du använder din entrétagg), när vi inhämtar uppgifter om din förbrukning av el/vatten eller mätning av temperatur i lägenheten eller lokalen. Vissa personuppgifter får vi även från andra källor, t. ex. arbetsgivare, offentliga register, externa bostadsförmedlingar genom vilka du anmält ditt intresse, myndigheter, andra fastighetsägare (vid köp av fastighet) eller i samband med kreditupplysning som görs när du är aktuell för visning av lägenhet eller lokal.

De personuppgifter vi behandlar om dig som är registrerad god man, borgensman eller förvaltare för en hyresgäst är de uppgifter som krävs för att administrera hyresförhållandet med den hyresgäst som du är kopplad till.

Om du vistas i ett område där Willhem tillämpar kamerabevakning, innebär det att vi behandlar de personuppgifter om dig som filmas. Du får tydlig information på sådan plats om att ett specifikt område är kamerabevakat. Dessutom hittar du en detaljerad beskrivning avseende vår personuppgiftsbehandling i samband med kamerabevakning på vår hemsida under rubriken ”Information om våra trygghetskameror”.

För mer detaljerad information, se: 

Personuppgifter vi samlar in om dig som är hyresgäst eller bostadssökande

Rättslig grund och ändamål

När du söker lägenhet eller lokal hos oss behandlar vi endast de personuppgifter som är direkt kopplat till och krävs för att vi ska kunna administrera intresseanmälningar samt de kringtjänster som detta medför. Den rättsliga grunden för behandling av dina personuppgifter som sökande är en intresseavvägning och vid erbjudande är den rättsliga grunden en kommande avtalsrelation.

Under pågående hyresförhållande behandlar Willhem endast de personuppgifter som är direkt kopplat till och krävs för att vi ska kunna utföra vår roll som avtalspart, hyresvärd och de kringtjänster som denna roll medför, såsom skyldigheter utifrån lagstiftning. Den rättsliga grunden är huvudsakligen avtal eller lag. Om någon behandling av dina personuppgifter skulle kräva ditt samtycke inhämtar vi det separat.

Lagringsperioder

Willhem behåller inte dina personuppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamål med behandlingen. Som sökande behandlas din information för att administrera din intresseanmälan och dina uppgifter finns kvar så länge du aktivt söker bostad hos Willhem. Många av dina personuppgifter som hyresgäst sparas under hela hyrestiden och tills samtliga fordringar är slutreglerade. I vissa fall där vi måste spara särskild information enligt lag, för att bevaka våra rättsliga intressen eller om det finns misstanke om otillåtligt nyttjande av våra tjänster förbehåller vi oss rätten att spara uppgifterna så länge som det är nödvändigt för utredning av ärendet.

Utlämning av personuppgifter

Willhem är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till part utanför Willhem och gör det i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd. Det innebär att personuppgifter kan komma att lämnas exempelvis till leverantör som underhåller Willhems IT-system, utför kundundersökningar, försäkringsbolag, el-, vatten- och energibolag, inkasso- och kreditupplysningsbolag, polis, annan hyresvärd för att utreda otillåtna andrahandsuthyrningar, jourbolag samt entreprenörer som utför arbeten i lägenheten eller lokalen. Dina personuppgifter kan också behandlas av våra samarbetspartners för att marknadsföra sina produkter som du, i rollen som Willhems hyresgäst, kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Uppgifter lämnas även ut till myndighet, kommun eller annan part vid utredning av brott, vid bostadsanpassning, meddelande till socialtjänst med anledning av störning/uppsägning eller i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut.

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor kommer personuppgifter överföras till köparen av fastigheten.

Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU/EES. I de undantagsfall personuppgifter behandlas utanför EU/EES ingås särskilt avtal med leverantören för en säker överföring.

Dina rättigheter

Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter. Willhem arbetar aktivt med att säkerställa att vi har korrekta personuppgifter. För att rätta, återkalla samtycke, invända mot behandlingen eller begränsa användningen av dina personuppgifter kan du höra av dig på gdpr@willhem.se. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset. Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna. Du kan en gång per kalenderår begära att få ett kostnadsfritt registerutdrag innehållande de personuppgifter som finns registrerade i våra system. Registerutdrag kan enklast beställas via Mina sidor.

Du har även rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast uppgifter som du själv har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av vissa lagliga grunder, t.ex. ett avtal med dig.

Om du inte har tillgång till Mina sidor kan du kontakta vår kundsupport på telefon eller vända dig till Willhems dataskyddsombud på gdpr@willhem.se med eventuell begäran eller andra frågor om personuppgiftsbehandling inom Willhem. Om ditt ärende rör ändring av personnummer behöver du legitimera dig fysiskt på ditt områdeskontor.

Du som använder vår prenumerationstjänst på lediga lägenheter, lokaler, p-platser, pågående nyproduktioner eller får våra digitala nyhetsbrev för hyresgäster har rätt att invända mot denna behandling och du kan enkelt avregistrera dig om du inte önskar få information i fortsättningen. Använd funktionen ”avprenumerera” i nyhetsbrevet eller skicka begäran om avregistrering till gdpr@willhem.se. Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta via epost: gdpr@willhem.se. Uppgifterna raderas då från vårt system.

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Willhem strävar efter att ha en hög nivå när det gäller skydd av dina personuppgifter. Det innebär bl. a att Willhems anställda och leverantörer endast får tillgång till dina personuppgifter om det behövs för att de ska kunna utföra sina åtaganden. Det innebär även att vi aktivt arbetar med att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst och säkra de system som används. Samtliga av Willhems anställda har genomgått utbildning med kompetenstest i Dataskyddsförordningen och Willhem anlitar externa leverantörer av IT-säkerhet och informationssäkerhet för att kontinuerligt förbättra hanteringen av dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter 

Willhem AB (publ), org.nr. 556797–1295, med dotterbolag, är tillsammans personuppgiftsansvariga (se fullständig lista på dotterbolag i senaste årsredovisning) för behandlingen av dina personuppgifter. Kontakta oss: Att: Dataskyddsombud, Willhem AB, Box 53137, 400 15 Göteborg, telefon: 031-788 70 00. Dataskyddsombud hos Willhem: dataskyddsombud@willhem.se

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning, har du rätt att kontakta tillsynsmyndigheten.

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftshantering och den senaste versionen av policyn finns tillgänglig på vår hemsida. Vi informerar på hemsidan i samband med detta.

Reviderad 2023-01-10