För leverantörer

För att vi ska kunna hantera och betala era fakturor så snabbt och smidigt som möjligt är det viktigt att fakturan är korrekt utställd och märkt.

Willhem består av flera bolag, vilket innebär att varje faktura måste vara ställd till rätt bolag och innehålla rätt referenser. Fakturor som saknar korrekt bolagsnamn eller nödvändig märkning kan inte behandlas och kommer att behöva skickas om, vilket kan leda till försenad betalning.

Så här märker du fakturan

Fakturan ska innehålla följande uppgifter:

1. Bolagsnamn och bolagsnummer

Ange alltid rätt bolagsnamn samt bolagsnummer enligt nedan:

Fxxx (bolagsnummer)
Box 53137
400 15 Göteborg

2. Beställningsnummer

Om arbetet har beställts via en arbetsorder ska fakturan märkas med beställningens nummer:

IO-0000XXX.

3. Referens och kostnadsställe

Under "Er referens" ska det framgå:

• Vem som har beställt varan eller tjänsten
• Vilket kostnadsställe (fastighet) fakturan avser

4. Projekt

Om fakturan avser ett projekt ska även projektnummer och kostnadsställe anges på fakturan.

E-faktura

Vi rekommenderar e-faktura och kan ta emot e-fakturor från samtliga leverantörer via:

• Tungsten Automation (tidigare Kofax)
• Peppol

Peppol-ID utgörs av mottagarens organisationsnummer enligt formatet: 0007: organisationsnummer utan bindestreck.

Viktiga krav på e-fakturan

För att vi ska kunna ta emot och behandla e-fakturan korrekt behöver följande information finnas med.

Bolagsnummer

Ange alltid ett bolagsnummer i gatuadressen till mottagaren. Bolagsnumret börjar alltid med bokstaven F och följs av 3 siffror.

Exempel:

• Ange alltid ett kostnadsställe som består av 4 siffror eller projekt nummer. Saknar ni denna information, vänligen se filen: Fakturaadresser till alla bolag (pdf) 
• Skickar ni i formatet Svefaktura heter XML-tag för kostnadsställe: Invoice/RequisitionistDocumentReference/ID
• Skickar ni i formatet Peppol Bis Billing 3.0 heter XML-tag för kostnadsställe: Invoice/BuyerReference

• Har ni ett Avtalsnummer vill vi att ni anger detta på fakturan.
• Skickar ni i formatet Svefaktura heter XML-tag för Avtalsnummer: Invoice/AdditionalDocumentReference (identificationSchemeID CT)

Exempel:

<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identificationSchemeID="CT">
123456</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>

• Skickar ni i formatet Peppol Bis Billing 3.0 heter XML-tag för Avtalsnummer: Invoice/ContractDocumentReference/ID

PDF-faktura

Vi tar emot PDF-fakturor via e-post till [email protected]

Tänk på att:

• Endast en faktura får finnas per PDF-fil
• Ett e-postmeddelande får innehålla maximalt 10 bilagor, vilket motsvarar högst 10 fakturor.
• Eventuella bilagor ska vara inkluderade i samma PDF-fil som tillhörande faktura. 

Frågor

Om ni har frågor om bolagsnummer, kostnadsställe, avtalsnummer eller projektnummer, vänligen mejla [email protected]              

Har ni frågor om uppsättningen för att sända e-fakturor, kontakta den operatör ni använder. Alternativt är ni välkomna att kontakta oss via
[email protected]